Política de Privacidad

Esta política explica cómo Ges2l trata datos personales y datos institucionales cuando una persona visita la landing, usa una cuenta de la plataforma o es vinculada por una institución.

El contenido se limita a las capacidades implementadas en el repositorio: autenticación SSO, gestión institucional, módulos académicos, archivos en R2, cookies de landing, analítica con consentimiento y servicios de infraestructura documentados.

Alcance de la política

Esta política aplica a la landing de Ges2l y a las aplicaciones Panel, Academy, Accounts y MyAccount cuando se usan con una cuenta institucional.

Los datos académicos y administrativos creados por una institución dentro de Ges2l pertenecen a la institución contratante. Ges2l opera la plataforma y procesa esos datos para prestar el servicio.

Roles sobre los datos

La institución define qué usuarios vincula, qué roles asigna, qué módulos usa y qué información registra en la plataforma.

Ges2l actúa como operador técnico de la plataforma: autentica usuarios, conserva sesiones, ejecuta controles de acceso, almacena archivos y mantiene registros necesarios para operación, seguridad y soporte.

Datos que podemos tratar

Los datos exactos dependen de la configuración y uso de cada institución.

• Datos de identidad: nombres, apellidos, tipo y número de identificación.
• Datos de cuenta: correo electrónico, estado del usuario, roles, permisos y sesiones activas.
• Datos de contacto y perfil: teléfono, dirección, ubicación, información demográfica y foto de perfil cuando la institución o el usuario la registra.
• Datos académicos: estudiantes, acudientes, docentes, grupos, sedes, asignaturas, matrículas, asistencia, actividades, recuperaciones, criterios de evaluación y calificaciones.
• Datos institucionales: instituciones, membresías, roles, vigencias académicas, sedes, recursos, archivos y configuración por institución.
• Datos técnicos: cookies necesarias, registros de acceso, dirección IP, agente de usuario, subdominio detectado, eventos de auditoría, métricas de uso y errores técnicos.

Fuentes de los datos

Los datos pueden ser entregados por el usuario, por administradores institucionales, por coordinadores o docentes autorizados, o generados automáticamente por la plataforma durante el uso del servicio.

La landing también registra preferencias de cookies y eventos de analítica únicamente cuando el visitante acepta las cookies opcionales.

Para qué usamos los datos

• Crear y administrar cuentas institucionales.
• Autenticar usuarios mediante sesiones Redis, cookies HttpOnly y JWT para clientes móviles o API.
• Aplicar roles, permisos y controles de acceso por institución y módulo.
• Gestionar procesos académicos y administrativos solicitados por la institución.
• Guardar y servir archivos institucionales o fotos de perfil mediante Cloudflare R2 cuando esté configurado.
• Enviar comunicaciones operativas mediante Resend cuando el flujo del producto lo requiere.
• Auditar actividad, investigar incidentes, medir uso del API y mantener la seguridad de la plataforma.
• Medir campañas o eventos de la landing mediante Cloudflare Zaraz solo con consentimiento del visitante.

Identidad multi-institución

Una persona puede estar vinculada a múltiples instituciones dentro de Ges2l. Cada institución administra su propia vinculación, roles y permisos de forma independiente.

El número de identificación puede utilizarse como clave única para evitar duplicación de registros. Si una persona ya existe en el sistema, sus datos pueden reutilizarse para vincularla a otra institución autorizada dentro de Ges2l.

La desvinculación de una institución suspende el acceso a esa institución, pero no elimina necesariamente los datos personales ni afecta vínculos activos con otras instituciones. Una institución puede reactivar una vinculación previamente desactivada para reingresos o continuidad de procesos institucionales.

Menores de edad y datos educativos

Ges2l incluye módulos académicos para estudiantes, acudientes, docentes y coordinadores. La institución es responsable de contar con las autorizaciones necesarias para registrar y gestionar datos educativos de estudiantes y acudientes.

La plataforma aplica controles de acceso por institución y rol para limitar qué usuarios pueden consultar o modificar información académica.

Cookies y analítica

La landing usa cookies estrictamente necesarias para guardar preferencias y permitir el funcionamiento básico del sitio.

Las cookies opcionales de marketing y analítica se activan solo con consentimiento explícito desde el panel de preferencias. La integración documentada para esa medición es Cloudflare Zaraz.

Proveedores e infraestructura

La infraestructura documentada del repo usa PostgreSQL para datos, Redis para sesiones y caché, Docker y Nginx para despliegue del API, Cloudflare Pages para frontends, Cloudflare R2 para archivos y backups, Resend para correo y Sentry como error tracking opcional cuando se configura un DSN.

Estos proveedores o componentes se usan para operar la plataforma, entregar el servicio, mantener seguridad, enviar correos operativos, almacenar archivos o diagnosticar errores. No vendemos datos personales a terceros.

Seguridad

La autenticación web usa cookies HttpOnly y sesiones almacenadas en Redis. La API también soporta JWT para clientes móviles o integraciones.

Las consultas institucionales deben filtrarse por institución, los permisos se evalúan por rol y módulo, y los eventos de auditoría se registran para trazabilidad operativa.

Conservación, desvinculación y eliminación

Las sesiones web tienen una duración limitada y se renuevan con la actividad del usuario según la configuración de autenticación.

La desvinculación de una institución restringe el acceso a esa institución, pero puede conservar información necesaria para obligaciones académicas, administrativas, legales, auditoría o continuidad del servicio.

Las solicitudes de eliminación permanente se evalúan según las obligaciones legales de conservación aplicables y pueden afectar el acceso a todas las instituciones vinculadas dentro del sistema.

Derechos de los titulares

Los usuarios pueden solicitar información sobre el uso de sus datos, actualización, rectificación, prueba de autorización, revocatoria de autorización o supresión de datos conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

Cuando el dato fue registrado por una institución, la solicitud puede requerir validación o gestión por parte del responsable institucional correspondiente.

Cambios de esta política

Esta política se actualizará cuando cambien proveedores, prácticas de retención, módulos de producto o requisitos legales aplicables.

Los cambios relevantes se reflejarán en esta página y podrán comunicarse a administradores institucionales cuando correspondan.